연말에 몰아서 정리하려다 며칠을 쓰는 셀러가 많습니다. 매달 같은 자리에서 같은 파일을 내려받아 같은 표에 붙이면 30분이면 끝납니다. 관건은 표의 열 구성을 처음에 제대로 잡는 것입니다.
장부의 기본 열 구성
월, 채널, 주문건수, 총판매액(외화), 적용환율, 총판매액(원화), 마켓수수료, 결제수수료, 광고비, 환불액, 국내조달원가, 국내배송비, 국제배송비, 포장자재비, 기타비용, 순이익 순으로 구성합니다. 채널별로 행을 나누면 어느 채널이 실제로 이익을 내는지 보입니다. 정산 입금액만 기록하면 이 분석이 불가능해집니다. 열을 한 번 정해두면 이후에는 값만 채우면 되므로, 첫 설계에 한 시간을 쓰는 것이 이후 몇 년을 좌우합니다.
매달 내려받을 자료 목록
이베이 정산 리포트, 아마존 정산 리포트, 페이오니아·페이팔 거래 내역, 배송대행사 청구서, 국내 사입 세금계산서 집계, 카드 사용 내역입니다. 이 여섯 가지를 월초에 한 번에 내려받아 같은 폴더에 넣고 장부에 옮깁니다. 자료 출처와 다운로드 경로를 메모해 두면 담당자가 바뀌어도 루틴이 유지됩니다. 다운로드 작업은 월초 30분 안에 끝나도록 순서를 고정하고, 각 자료의 저장 위치를 문서로 남겨둡니다.
환율 처리 규칙
환산 기준을 하나로 정합니다. 거래일 기준 매매기준율, 월평균 환율, 실제 환전 환율 중 하나를 택해 일관되게 적용하고 장부에 기준을 명시합니다. 기준이 섞이면 나중에 숫자를 맞출 수 없습니다. 실제 환전 시점의 환율과 장부 환율의 차이는 별도 열에 환차손익으로 기록합니다. 기준을 바꿀 일이 생기면 과거 데이터까지 소급해 다시 계산해야 하므로, 처음부터 세무사와 상의해 정하는 편이 낫습니다.
월 마감 체크리스트
첫째, 채널별 매출과 정산 입금액이 대사되는지 확인합니다. 둘째, 반품과 환불이 반영되었는지 확인합니다. 셋째, 미청구 비용(다음 달 청구되는 물류비 등)을 표시합니다. 넷째, SKU별 판매수량을 재고 시트와 대조합니다. 이 네 가지를 매달 확인하면 분기 신고와 연말 결산이 자료 취합만으로 끝납니다. 이 네 가지 확인에 매달 20분이면 충분하고, 연말에 몰아서 하면 며칠이 걸립니다.
자주 묻는 질문
회계 프로그램을 써야 하나요?
월 300건 미만이면 스프레드시트로 충분합니다. 규모가 커지면 프로그램 도입이 시간을 절약합니다.
세무사에게 무엇을 넘기면 되나요?
월별 장부 파일과 증빙 폴더를 함께 넘기면 됩니다. 형식을 미리 협의해 두면 왕복이 줄어듭니다.
현금 매입이 섞여 있으면요?
장부에는 기록하되 증빙 유무를 별도 열로 표시합니다. 증빙 없는 비중이 얼마나 되는지 스스로 알고 있어야 합니다.