상업송장 자동 생성 — 주문 CSV에서 인보이스까지

인보이스를 매번 손으로 쓰면 시간도 걸리고 오타가 통관 지연을 만듭니다. 주문 CSV에 SKU 마스터를 붙이는 구조를 한 번 만들어두면 발송 건수가 늘어도 작업 시간은 거의 늘지 않습니다.

필요한 두 개의 시트

첫째는 SKU 마스터입니다. SKU, 영문 품명, HS 코드, 원산지, 단위 중량, 재질, 용도 열을 갖춥니다. 둘째는 주문 시트로 마켓에서 내려받은 CSV를 그대로 붙입니다. 주문 시트의 SKU를 키로 마스터 정보를 조회해 인보이스 항목을 자동으로 채웁니다. 이 구조가 되면 새 상품이 생겼을 때 마스터에 한 줄만 추가하면 됩니다. 마스터를 만드는 데 SKU 100개 기준 두세 시간이면 충분하고, 이후에는 신규 상품마다 한 줄씩만 추가하면 됩니다.

인보이스에 반드시 들어갈 항목

발송인과 수취인 정보, 발송일, 인보이스 번호, 품목별 영문 품명, 재질과 용도, HS 코드, 원산지, 수량, 단가, 총액, 통화, 거래 조건, 총중량이 기본입니다. 품명은 구체적으로 씁니다. accessory나 goods 같은 표현은 검사 확률을 높입니다. Cotton T-shirt for women처럼 재질과 용도가 드러나게 적습니다. 품명 작성 규칙을 한 번 정해 마스터에 넣어두면, 발송할 때마다 고민할 일이 없어집니다.

자주 발생하는 오류

인보이스 총액과 마켓 판매가가 다른 경우, 수량과 실제 내용물이 다른 경우, 통화 표기가 빠진 경우가 대표적입니다. 이런 불일치는 통관 지연과 과세가격 질의로 이어집니다. 자동 생성 시트에 검증 수식을 넣어 총액 합계와 주문 금액을 대조하고, 불일치하면 경고가 뜨게 만들어 둡니다. 검증 수식 몇 개가 통관 지연 며칠을 막아 줍니다. 총액, 수량, 통화 세 항목만 자동 검증해도 대부분의 오류가 걸러집니다.

포장명세서와의 연결

포장명세서는 박스별 내용물과 중량을 표시합니다. 여러 박스로 나눠 보내면 박스 번호별로 어떤 SKU가 몇 개 들었는지 기재해야 합니다. 인보이스와 포장명세서의 수량 합계가 일치해야 하며, 어긋나면 검사 대상이 됩니다. 두 문서를 같은 데이터에서 생성하면 이 불일치가 원천적으로 사라집니다. 두 문서를 따로 만들면 언젠가 반드시 어긋나므로, 처음부터 하나의 데이터에서 생성하는 구조로 만들어 두십시오.

자주 묻는 질문

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