반복 업무 자동화 — 무엇부터 없앨지 고르는 기준

자동화는 멋있어 보이는 것부터 하면 실패합니다. 시간이 가장 많이 들고 판단이 필요 없는 작업부터 없애야 회수가 빠릅니다. 대부분의 셀러에게 그 작업은 데이터 옮기기와 알림 확인입니다.

자동화 후보를 고르는 계산

작업별로 1회 소요 시간과 월 반복 횟수를 곱해 월 소요 시간을 구합니다. 여기서 판단이 필요한 작업은 제외합니다. 남은 것 중 월 소요 시간이 큰 순서대로 자동화합니다. 추적번호 업로드가 건당 30초에 월 300건이면 2.5시간, 정산 데이터 취합이 월 3시간, 재고 대사가 월 4시간이면 재고 대사부터 손댑니다. 이 표를 한 번 만들면 자동화 순서가 논쟁 없이 정해집니다.

코드 없이 할 수 있는 것

스프레드시트 함수와 매크로만으로도 상당 부분이 해결됩니다. 마켓 CSV를 붙이면 자동으로 인보이스와 피킹 리스트가 생성되게 만드는 것, 재고 수량이 임계값 아래로 떨어지면 색이 바뀌게 하는 것, 정산 파일을 월별 시트에 자동 집계하는 것이 대표적입니다. 자동화 도구의 웹훅 기능으로 주문 발생 시 메신저 알림을 받는 것도 설정만으로 가능합니다. 스프레드시트 함수만으로 월 5~10시간을 줄이는 셀러가 많고, 여기까지는 별도 비용이 들지 않습니다.

자동화하면 위험한 작업

가격 변경, 반품 승인, 재고 발주는 완전 자동화하면 사고가 납니다. 조건이 어긋났을 때 사람이 알아채지 못한 채 계속 실행되기 때문입니다. 이런 작업은 자동으로 후보를 제시하고 사람이 확인 버튼을 누르는 반자동 방식이 안전합니다. 자동화의 목표는 판단을 없애는 것이 아니라 판단 전후의 단순 작업을 없애는 것입니다. 반자동 방식은 확인 버튼 하나가 추가될 뿐이지만, 사고 발생 확률은 크게 줄어듭니다.

만들고 나서 관리하기

자동화한 작업은 잊히기 쉽고, 마켓의 CSV 형식이 바뀌면 조용히 망가집니다. 각 자동화에 대해 무엇을 하는지, 입력이 무엇인지, 실패하면 어떻게 알 수 있는지를 한 장으로 정리해 둡니다. 월 1회 실제로 잘 돌아가는지 확인하는 점검을 루틴에 넣습니다. 점검 없는 자동화는 언젠가 조용히 잘못된 데이터를 만듭니다. 점검은 월 1회 10분이면 되고, 이 점검이 없으면 자동화가 만들어내는 잘못된 데이터를 몇 달 뒤에야 발견하게 됩니다.

자주 묻는 질문

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